Firzandre Aulia Rahma: September 2013

Microsoft Access

2.1. Sejarah Microsoft Access

Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabytelebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disketfloppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.

Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.
Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponenbahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).

2.2. Versi

Tanggal	Nama versi	Nomor versi	Sistem operasi yang didukung	Versi Microsoft Office
1992	Microsoft Access 1.1	1	Microsoft Windows	T/A
1993	Microsoft Access 2.0	2	Microsoft Windows	Microsoft Office 4.3 Professional
1995	Microsoft Access for Windows 95	7	Microsoft Windows 95dan Windows NT 3.51	Microsoft Office 95 Professional
1997	Microsoft Access 97	8	Microsoft Windows 95/98 dan Windows NT 3.51/NT 4.0	Microsoft Office 97 Professional
1999	Microsoft Access 2000	9	Microsoft Windows 98/Me, Windows NT 4.0/2000	Microsoft Office 2000 Premium dan Office 2000 Professional
2001	Microsoft Access 2002	10	Microsoft Windows 98/Me, Windows NT/2000/XP	Microsoft Office XP Professional
2003	Microsoft Access 2003	11	Microsoft Windows 2000 (Service Pack 3 ke atas)/XP (Service Pack 1 ke atas)/Server 2003	Microsoft Office System 2003
2007	Microsoft Office Access 2007	12	Microsoft Windows XP (Service Pack 2)/Server 2003/Vista/Server 2008 (Beta 2 ke atas)	Microsoft Office System 2007

2.3. Penggunaan

Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi.
Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai Rapid Application Development/RAD tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuahprogram yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.
Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC.

2.4.Fitur Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL); query dapat dilihat dan disunting sebagai statemen-statemen SQL, dan statemen SQL dapat digunakan secara langsung di dalam Macro dan VBA Module untuk secara langsung memanipulasi tabel data dalam Access. Para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi objek.
Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE) 2000, yang merupakan sebuah versi mini dari Microsoft SQL Server 2000, dimasukkan ke dalam Office XP Developer Edition dan dapat digunakan oleh Microsoft Access sebagai alternatif dari Microsoft Jet Database Engine.
Tidak seperti sebuah sistem manajemen basis data relasional yang komplit, Microsoft JET Database Engine tidak memiliki fitur trigger dan stored procedure. Dimulai dari Microsoft Access 2000 yang menggunakan Microsoft Jet Database Engine versi 4.0, ada sebuah sintaksis yang mengizinkan pembuatan kueri dengan beberapa parameter, dengan sebuah cara seperi halnya sebuah stored procedure, meskipun prosesur tersebut dibatasi hanya untuk sebuah pernyataan tiap prosedurnya. Access juga mengizinkan form untuk mengandung kode yang dapat dieksekusi ketika terjadi sebuah perubahan terhadap tabel basis data, seperti halnya trigger, selama modifikasi dilakukan hanya dengan menggunakan form tersebut, dan merupakan sesuatu hal yang umum untuk menggunakan kueri yang akan diteruskan (pass-through dan teknik lainnya di dalam Access untuk menjalankan stored procedure di dalam RDBMS yang mendukungnya.

Dalam berkas Access Database Project (ADP) yang didukung oleh Microsoft Access 2000 dan yang selanjutnya, fitur-fitur yang berkaitan dengan basis data berbeda dari versi format/struktur data yang digunakan Access (*.MDB), karena jenis berkas ini dapat membuat koneksi ke sebuah basis data MSDE atau Microsoft SQL Server, ketimbang menggunakan Microsoft JET Database Engine. Sehingga, dengan menggunakan ADP, adalah mungkin untuk membuat hampur semua objek di dalam server yang menjalankan mesin basis data tersebut (tabel basis data denganconstraints dan trigger, view, stored procedure, dan UDF). Meskipun demikian, yang disimpan di dalam berkas ADP hanyalah form, report, macro, dan modul, sementara untuk tabel dan objek lainnya disimpan di dalam server basis data yang membelakangi program tersebut.

2.5. Pengembangan Dengan Access

Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena semua tabel basis data, kueri, form, dan report disimpan di dalam berkas basis data miliknya (*.MDB). Untuk membuat Query, Access menggunakan Query Design Grid, sebuah programberbasis grafis yang mengizinkan para penggunanya untuk membuat query tanpa harus mengetahui bahasa pemrograman SQL. DI dalam Query Design Grid, para pengguna dapat memperlihatkan tabel basis data sumber dari query, dan memilihfield-field mana yang hendak dikembalikan oleh proses dengan mengklik dan menyeretnya ke dalam grid. Join juga dapat dibuat dengan cara mengklik dan menyeret field-field dalam tabel ke dalam field dalam tabel lainnya. Access juga mengizinkan pengguna untuk melihat dan memanipulasi kode SQL jika memang diperlukan.
Bahasa pemrograman yang tersedia di dalam Access adalah Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), seperti halnya dalam beberapa aplikasi Microsoft Office. Dua buah pustaka komponen Component Object Model (COM) untuk mengakses basis data pun disediakan, yakni Data Access Object (DAO), yang hanya terdapat di dalam Access 97, dan ActiveX Data Objects (ADO) yang tersedia dalam versi-versi Access terbaru.

2.6. Pengertian Database

Database adalah sebuah file yang mengandung banyak data dan informasi yang sudah terorganisir secara rapi dan sistematis dalam berbagai elemen pembentuknya yaitu:

Table, Query, Form, dan Report.

Elemen	Pengertian
Tabel	Sebuah menu di dalam database dalam bentuk baris dan kolom, yang digunakan untuk memasukan data.
Query	Sebuah menu di dalam database yang sudah terkait dengan perintah-perintah khusus yang berfungsi untuk melakukan pencarian data, mengurutkan data, etc.
Form	Sebuah bentuk tampilan data yang di desain sedemikian rupa sehingga proses pemasukan, pencarian, dan pembacaan data dapat dilakukan dengan mudah.
Report	Sebuah fasilitas yang berfungsi untuk membuat lembar-lembar laporan dari data yang kita access sehingga data tersebut dapat dicetak atau diprint.

2.7. Memahami prosedur pengoprasian Aplikasi

· MEMULAI MICROSOFT ACCESS

Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Task bar Windows 95 – 2003 yaitu dimulai dengan tombol Start – Program – Pilih – Program MS-Access .

· LEMBAR KERJA MS- ACCESS

Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base baru dengan dua cara

1. Blank Access Database

2. Access database Wizards. Pages end Projects dan adalagi pilihan yang disediakan yaitu

3. Open Existing File.

Jika Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama kali dijalankan program MS Access Anda dapat memilih perintah option pada menu tools dan matikan Check Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View.

Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access.

Pilihan	Keterangan
Blank Access DataBase	Digunakan untuk membuat data base baru yg masih kosong dan Anda dapat menambahkan Obyek tabel, query, Form, Report, dan Obyel lainnya.
Blank Data Access Page	Dipakai untuk membuat data base baru yang diberikan oleh MS Access secara bertahap
Project Existing Data	Diapaki untuk membuat data base baru berdasarkan tuntunan yang diberikan oleh microsoft access.
Open end existing file	Dipakai untuk membuka file database yang telah dibuat sebelumnya

· MEMBUKA FILE DATABASE

Membuka file database MS Access berarti membuka file yang pernah dibuat dan disimpan sebelumnya selain membuka jendela database yang pernah dibuat sebelumnya Anda bisa membuka jendela database baru yang masih kosong caranya dengan memberi perintah Klik menu file pilih New atau pada Toolbars klik tombol new seperti berikut dibagian Toolbars sedang file database yang pernah Anda buat dan disimpan dapat dibuka kembali pada saat dibutuhkan apabila Anda membuka jendela database baru maka jendela database yang terbuka sebelumnya akan ditutup karena pada MS Access tidak dapat membuka lebih dari satu file database.

Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara berikut:

1. Pilih Open dari menu file

2. Klik tombol Open yang ada pada bagian toolbars pada database

3. Tekan tombol Shorcut Key , Ctrl + O

· MENUTUP FILE DATABASE

Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access maka sebelum menutup file simpan seluruh data yang pernah Anda buka untuk menutup file database salah satu langkah. Berikut:

1. Klik Menu File pilih Close

2. Klik Icon control Menu yang terletak disudut kiri atas pilih Close

3. Klik ganda pada icon control menu yang terletak di bagian sudut kiri atas dari jendela database.

4. Tekan tombol kombinasi shorcut Key Ctrl + F4 atau Ctrl + W

5. Tekan Tombol Close yang ada dibagian sudut kanan atas dari jendela database

· MENUTUP PROGRAM MS ACCESS

Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS Access

untuk dari program tersebut langkahnya sebagai berikut :

1. Klik menu File pilih Exit

· MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA MASUKANPROYEK MEMBUAT PROGRAM PENERIMAAN SISWA BARU

2. Buka aplikasi Microsoft Access

3. Klik File New

4. Pilih Blank Database

5. Create nama file database

I. Membuat Tabel

Buat tabel dengan create table in design view

Klik 2 x sehingga terbuka jendela seperti dibawah ini

Masukan nama-nama field

Tentukan primary Key (Contoh :No_pendf)

Setelah itu klik close pada pojok kanan atas

Klik yes, lalu beri nama tabel (contoh : daftar) kemudian klik OK

Hasil dari pembuatan tabel sebagai berikut, seperti gambar dibawah

II. Membuat Queries

Klik Queries pada bagian objects

Klik 2 x Create query in Design view sama seperti membuat table

Akan tampil daftar queries

Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add

Klik 2 x nama field yang ada pada tabel daftar sehingga namanama field tersebut tersimpan dalam dafatra queries.

Pada kolom Jml_nilai masukan rumus pembobotan setiap mata pelajaran. Pembobotan dibuat sesuai aturan yang ada. Contoh PPKn, Bah_ind, IPS dikalikan 1, IPA, Matemt dikalikan 4 dan Bah_ing dikalikan 3.

Buat Rumus untuk Nilai x bobot

Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas,

III. Membuat Form

Klik Form pada Objects. Klik 2 x Create form by using wizard akan tampil form wizard

Pada Tables/Queries pilih Table : daftar kemudian Pindahkan semua field Available field ke Selected Fields dengan menekan tombol

Kemudian klik

Berikan nama form yang akan kita buat (contoh : daftar)

Kemudian Klik Finish

IV. Mengatur Form

Buka form daftar

Buatkan Header Form dengan mengklik icon akan tampil :

Drag bar antar Form Header dan Detail sehingga terbentuk satu baris kosong

Isikan Kata “PENERIMAAN SISWA BARU TAHUN 2004”

Untuk mengisi Form Header klik. Kemudian klik daerah Form Header dan Ketikkan kata-kata diatas. Untuk mengedit letak label klik 2 x label��geser letak. Label keposisi yang Anda Inginkan.

Pada field Jml_nilai masukan rumus penjumlahan semua nilai dengan mengklik 2 x field Jml_nilai sebelah kanan

Edit Control Source dengan memasukan rumus klik akan muncul jendela Expression Builder Klik 2 x akan tampil.

Masukan rumus yang kita rencanakan

Untuk menuliskan rumus cukup dengan mengklik 2 x nama field yang berada di form contohnya field PPKn simbol matematika yang kita gunakan tinggal klik yg ada pada bagian bawah ruang rumus.

Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok kanan atas Text Box

Buat Rumus jumlah nilai kali bobot setiap mata pelajaran dengan mengkilk 2 x field Jml_x_bbt

Langkahnya sama dengan cara memasukan rumus pada Jml_nilai

Masukan rumus pada pada jendela Expression Builder

Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok kanan atas Text Box

Setelah semua rumus selesai klik datasheet view

Sekarang kita dapat memasukan data yang ada

MENGGUNAKAN MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA

MASUKAN

Ø INPUT DATA RECORD

Setelah mengatur semua ketentuan dalam sebuah desain table adalah memasukan data Record yang dapat dilakukan dengan memalui jendela Data Sheet View dari sebuah table selain itu dapat juga melakukan proses Editting dengan menyunting data yaitu proses penambahan data record , memindah data Record, menyalin Data Record ataupun menghapus data record.

A. Memasukan data Record

Prosedur yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Pada jendela data base pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda masukan .

2. Untuk membuka jendela Data Sheet dari tabel tersebut perintahnya adalah:

Tekan Tombol Open

Tekan tombol enter

Klik Ganda pada nama tabel

Klik kanan pada nama tabel dan pilih perintah open dari menu yang tampil

3. Setelah Anda jalan salah satu perintah tersebut diatas maka akann tampil sebuah jendela data Sheet dari sebuah tabel yang masih kosong.

4. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah Anda berikan pada jendela desain View

Setelah selesai entry maka kita dapat melihat data pada queries seperti diatas.

Ø MENG-UPDATE DATA

A. Menentukan Kapan Tabel Baru Dibutuhkan

Satu-satunya hal yang konstan adalah perubahan. Bersama waktu, kebutuhan dan minat Anda berubah seiring Anda bertumbuh dan berkembang. Sebuah informasi yang pernah sangat penting bisa saja sekarang berubah menjadi tidak diperlukan atau malah mengganggu, sementara informasi yang tidanya tidak berguna sama sekali bias berubah menjadi informasi penting. Seiring meningkatnya jumlah informasi pada hidup atau bisnis, Anda mungkin perlu menata ulang atau mendistribusikan ulang informasi tersebut untuk mencatatnya. Anda mungkin tahu bahwa Anda harus membeli rak baru, folder file baru, atau bahkan satu set kabinet file baru untuk menampung bidang yang anda minati. Hal yang sama terjadi pada database Anda.

I. Memilih field dan Record

Anda harus memikih data yang ada sebelum melakukan editingpada sebuah jendela data sheet untuk emilih data atau record pada sebuah jendela data sheet dapat Anda lakukan dengan menggunakan beberapa cara untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini

Untuk memilih	Perintah
• Sebuah sel	Klik pada posisi sel tersebut
• Beberapa sel	Drag drop pointer pada sisi kiri sel terbut sampai melintasi bebrapa sel yang ingin Anda pilih
• Sebuah Kolom	Klik pada pisisi celektor Kolom
• Beberapa Kolom	Drag drop Pointer pada pisisi celektor Kolom
• Sebuah record	Klik pada pisisi celektor baris
• Bebrapa record	Drag drop Pointer pada pisisi celektor baris
• Semua Record	• Klik tombol select all yang ada pada selector baris • Pilih perintah select All Record dari menu Edit • Tekan kombinasi tombol Ctrl + A

II. Memindahkan Insertion Point

Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunakan pasilitas yang ada di perintah Go To dari menu Edit . Anak panah atas, anak panah bawah Page Up Page Down atau menggunakan Vertikal scroll Bar untuk memindah data Recorddalam sebuah data sheet selain itu Anda dapat juga memindah posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari jendela data Sheet sebuah tabel perhatikan tabel berikut Pindah Ke klik Awal record FirstRecord Akhir record Last record Record Sebelumnya Previus Record Recordberuikutnaya Next Record Record Baru New Record Record tertentu Atau tekan tombol F5 atau ketik nomoer Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter

III. Dengan menambahkan record

1. Jika kita memiliki data baru dalam arti pendaftar baru maka kita dapat mengupdate database kita dengan menambahkan data tersebut dapat melalui queries maupun melalui form.

2. Update melalui gueris, buka file kemudian buka queries lalu masukan data baru 3. Update melalui Form caranya sama dengan saat entry pertama kali.

B. Dengan Membahkan Field

Buka file - Pilih Table Daftar

Pilih Design View

Sisipkan field baru (Contoh Nama_ortu) caranya sama dengan membuat field pertama kali.

Klik Field Ket - Klik Menu Insert - rows

Masukan nama field baru (contoh Asal_skl)

Kemudian klik close dan Save OK

Untuk menampilkan di queries, Klik Objects - pilih Nilai - klik - design akan tampil jendela

Pilih Field yang akan disisipi field baru kemudian klik insert – klik-columns

Pada gambar diatas terbentuk columns kosong, lalu masukan field baru (Contoh Asl_skl) dengan mengklik panah drop down pada lalu pilih Asl_skl

Kemudian klik close - Save - OK

Setelah selesai Anda dapat memasukan data berikutnya, sama seperti insert data awal.

Ø MELAKUKAN DELETE DATA

A. Menghapus Record

Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data Sheetview . Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :

1. Didalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan salah satu perintah berikut :

Pilih perintah menu Delete dari menu Edit

Tekan tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau,

Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,

Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daftar pilihan menu yang tampil plih perintah delete Record.

2. Setelah Anda berikan salah satu perintah diatas maka akan tampil kotak Konfirmasi pilih Yes apabila Anda benar-benar ingin menghapus Record dan tombol No apabila ingin membatalkan proses penghapusan.

Ø MENGECEK HASIL ENTRY DATA

· Setelah data dimasukkan program database diperiksa proses pemindahan dan pemasukan data apakah sesuai dengan prosedur atau intruksi kerja

· Memilah hasil pemindahan dan pemasukan data sesuai dengan prosedur dan intruksi kerja.

· Mengidentifikasi keberhasilan pemindahan dan pemasukan data kedalam

· program data base dari file data ke media penyimpan data

Ø MENGISI CHECK LIST ENTRY DATA

· Mengidentifikasi langkah-langkah operasional dan keberhasilan proses pemindahan dan pemasukan data

· Mengatur Design Report dalam sebuah lembar kerja Preview mengubah teks-teks yang terdapat didalam lembar kertja design tersebut agar menjadi diskristif dan memindahkan label sehingga dapat tampil sejajar dengan Ctrl – Ctrl yang lain.

· Menambahkan bebrapa informasi lain dibagian Footer.

4:27:00 PM
0 Comments

Pages

Firzandre Aulia Rahma

Microsoft Access

About me

Follow Us

Press

recent posts

Blog Archive

Popular Posts

Like us on Facebook

Flickr Images